Para ter um mandato eficiente, é necessário investir em ferramentas que auxiliem na organização de gabinete. Afinal, com a infinidade de solicitações que chegam todos os dias, fica difícil atender e dar a devida resposta para todas elas.

Entretanto, os políticos precisam ter em mente que a fidelização de eleitores ocorre durante os quatro anos de mandato. Por isso, é essencial manter uma equipe e um escritório estruturado a fim de atender à população da melhor forma possível.

Para te ajudar, separamos algumas práticas que você deve adotar hoje mesmo! Acompanhe conosco!

1. Deixe claro a função de cada membro da equipe

Apesar de parecer uma dica simples, é comum vermos assessores parlamentares sem uma função definida. Por isso, a primeira dica é estabelecer atribuições para cada membro. Deixe claro quem é o responsável por receber as demandas, prestar contas, repassar recados, atender telefonemas, entre outras.

Desse modo, quando um eleitor não receber a resposta de um pedido, você saberá exatamente de quem cobrar. Vale ressaltar que é sempre interessante mesclar a equipe entre pessoas técnicas (profissionais de diferentes áreas) e militantes.

2. Seja sincero com os eleitores

Diariamente, o gabinete de um vereador recebe uma infinidade de demandas. Entretanto, nem todas devem ser atendidas. Pedidos de dinheiro emprestado, viagens para visitar parentes e carnes para churrasco são alguns exemplos.

Nesses momentos, é importante que a sua equipe esteja preparada para negar o pedido com educação. Caso contrário, solicitações como essas tendem a se misturar com as mais sérias, causando confusão dentro do gabinete.

3. Invista em um software para organização de gabinete

Sem dúvidas, investir em um software é a melhor alternativa para te auxiliar na organização do gabinete. Com eles, é possível direcionar as solicitações para membros específicos da equipe, que são notificados por email.

Além disso, os softwares permitem que você acompanhe o andamento da solicitação e dê um posicionamento ao eleitor sempre que houver alguma novidade. Além de manter o processo organizado, o programa possibilita uma maior interação com a população.

Para entender melhor o seu funcionamento, listamos as principais funções de um bom software. Confira!

Controle das solicitações da população

Com dezenas de pedidos chegando todos os dias em um gabinete, muitos deles acabam se perdendo em anotações de papéis. Os softwares, contudo, têm a função de deixar esse processo organizado. Entenda como ele funciona em três passos:

  1. Assim que um pedido chega, ele é encaminhado ao assessor responsável pelo atendimento;
  2. O assessor é notificado sempre quando um pedido for vencer, evitando atrasos e falta de respostas aos eleitores;
  3. A equipe acompanha o andamento da solicitação e dá um posicionamento à população sempre que for necessário.

Armazenamento de documentação

Um bom software de gestão também tem a função de armazenar diversos documentos na nuvem. Assim, você poderá acessar arquivos úteis de qualquer lugar.

Banco de dados

Manter um banco de dados organizado e detalhado é o segredo para ser reeleito. Com um software, é possível manter informações atualizadas de seus eleitores, como idade, profissão, bairro, cidade e classe social.

Além disso, sempre que for pertinente, é possível mandar emails ou SMS para as pessoas por meio dos programas de gestão política. Há as opções de programar o dia e o horário de envio e segmentar as mensagens por sexo, grupo social, aniversário, entre outros.

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