A campanha eleitoral já começou e agora chegou o momento de manter a organização da equipe e garantir um bom resultado nas urnas. Contar com uma rotina bem estruturada é essencial para quem vai lidar com um público diverso todos os dias.
Seja neste período de campanha ou na administração do mandato, a gestão de gabinete parlamentar é uma das atividades mais importantes. Mas se engana quem pensa que ela se resume apenas a uma gestão bem organizada! Além de otimizar todos os processos (internos e externos), uma campanha eleitoral bem feita garante a fidelidade do eleitorado que poderá acompanhar o político numa possível tentativa de reeleição.
Para esse período, é muito importante selecionar um grupo capaz de estruturar toda a trajetória da campanha do político. Neste ponto você já deve ter bem definido: coordenação, marketing, comunicação, assessoria jurídica, financeiro e cabos eleitorais.
Se você ainda tem dúvida sobre alguma parte desse processo, clique aqui entenda como montar uma equipe para campanha eleitoral de sucesso.
Com sua equipe bem definida, é imprescindível ter organização nas relações de trabalho de cada membro do grupo. Por isso, separamos alguns itens que ajudarão todos os elementos da equipe a manterem uma rotina organizada e harmônica, para então garantir uma campanha eleitoral muito bem trabalhada e sem dor de cabeça.
Agenda
Tantos membros na equipe, além do próprio político, podem causar confusão na hora de organizar a agenda, exigindo um cuidado redobrado na hora de planejar cada evento, encontro ou reunião.
A melhor forma de gerir todas essas agendas é integrando-as em um sistema web.
A melhor forma de organizar tanta agenda é integrar todas elas em um mesmo sistema. Com isso, será possível ter agendas independentes para o político e cada membro da equipe. Infelizmente, em boa parte dos gabinetes ainda percebemos que esse controle é feito de forma manual, em agendas de papel.
O software do SGP, por exemplo, além de integrar todas as agendas, também permite um sistema de pré-agenda compartilhado entre todos, em que cada membro pode sugerir eventos que só serão inseridas na agenda do político depois que ele aprovar.
Veja algumas outras vantagens em utilizar a tecnologia para isso:
Sem conflitos
Com todas as agendas centralizadas em um mesmo sistema, os temidos conflitos de agenda tornam-se inexistentes. Com isso, há uma agilidade maior na marcação de eventos e reuniões que envolvam mais de uma pessoa da equipe.
Agendamento de lembretes
Quando se tem uma agenda cheia, essa funcionalidade é extremamente importante. O agendamento de lembretes funciona como um assistente particular, que atualiza cada membro da equipe com os eventos do dia.
Acesso à agenda do celular
Com um software como o SGP, é possível ainda integrar as agendas da equipe e do político à sua conta no Google. Isso permite receber todos os eventos diretamente na agenda do celular, facilitando a coordenação dos compromissos.
Atendimento à população
Este é um fator-chave para quem está concorrendo ou já pensa numa possível reeleição no futuro. O atendimento à população é um dos principais problemas que assolam o dia a dia do gabinete parlamentar. Como já comentamos aqui, o candidato e sua equipe estará lidando com um público muito diverso, por isso é necessário ter muita organização durante este processo. Na maioria das vezes, as dificuldades vêm justamente da má gestão do gabinete.
Mais uma vez, aqui também é comum que boa parte dos gabinetes faça isso de forma manual, em papel ou planilhas do Excel, por exemplo.
Insistir nessa prática pode trazer alguns problemas, como por exemplo:
- Quantas vezes você estava na rua ou em outro espaço público, anotou uma informação importante e depois de guardar no bolso da calça ou da bolsa, acabou perdendo? Muitas, não é mesmo?
É comum que um membro da equipe saia para o trabalho de rua, anote alguma demanda e depois não se lembre onde anotou. Pronto, isto já basta para que uma demanda importante para alguém do eleitorado seja perdida e, consequentemente, não realizada.
- Tanto o papel quanto a planilha do Excel não é compartilhada entre todos. Se não houver disciplina e muita atenção da equipe, a mesma demanda pode ser cadastrada mais de uma vez. Ou até mesmo nenhuma vez.
O problema é que mesmo uma equipe bem organizada para sincronizar essas informações, tentar manter tudo atualizado e compartilhado o tempo todo pode demandar tempo hábil que poderia ser utilizado para outras coisas em prol da campanha.
Já com um software especializado, você poderá ainda:
- centralizar todos os seus atendimentos;
- encaminhar os pedidos para a sua equipe ou assessor responsável pelo trabalho;
- checar o histórico, o andamento e as informações de cada solicitação;
- e estabelecer prazos para os atendimentos.
Com o atendimento feito de forma on-line e integrada, o político consegue registrar uma demanda hoje e colocar a data de vencimento para depois que for eleito. Dessa forma, o próprio sistema notifica com um lembrete sobre os prazos de cada demanda.
Esse passo é muito importante para registrar as solicitações do povo e poder mostrar, depois de eleito, que está cumprindo com as promessas feitas ao seu eleitorado.
Se você pretende ter uma boa gestão de gabinete parlamentar com uma rotina bem estruturada e organizada, vale a pena investir em ferramentas com esses sistemas disponíveis. Ao trabalhar para melhorar a eficiência da sua equipe, você consegue um melhor relacionamento com os eleitores e o compromisso de ser forte candidato nas eleições.