Como fazer a gestão do dinheiro público com excelência? Em uma era de Inteligência Artificial, realidade aumentada e Internet das Coisas, muitos vereadores, prefeitos e deputados ainda fazem gestão política com base em anotações em agendas de secretárias, preenchimento de planilhas e outros recursos “analógicos”.
É evidente que essa desorganização acaba resultando em dificuldades no comando de ações políticas e, principalmente, mau gerenciamento da verba de gabinete. É preciso atualizar-se, seu eleitor está de olho em questões como transparência e gestão profissional do erário.
Até porque, para provar a quem lhe confiou o voto que você é qualificado o bastante para propor soluções à cidade, é preciso, primeiramente, mostrar-se capaz de gerir bem seu orçamento interno, concorda? Como você faz a gestão de sua verba de gabinete?
Hoje vamos mostrar dicas fundamentais para que você consiga garantir transparência e eficiência a partir da administração de seu próprio gabinete! Confira!
1. Automatização de lançamentos: traga tecnologia ao gerenciamento da verba de gabinete
O novo eleitorado quer políticos modernos, atualizados com soluções tecnológicas e que as tragam para dentro de sua gestão. Burocracia e obsoletismo são estigmas da Administração Pública e se você quer mostrar-se diferenciado, de vanguarda e antenado com as inovações, a primeira coisa a fazer é implementar um software de gestão política.
Esse tipo de solução vai muito além de um simples aplicativo. Trata-se de um verdadeiro centro de controle de seu gabinete, provendo inteligência operacional às suas atividades diárias.
Indicado a assessores (que querem manter seu gabinete organizado), a políticos (que desejam realizar uma gestão de demandas de excelência) e até a quem ainda é candidato (para otimizar as atividades do escritório político e dinamizar a interação com eleitores), um sistema de gestão política consegue:
- Centralizar seu fluxo de caixa e categorizar suas despesas, oferecendo muito mais profissionalismo ao seu mandato;
- Redirecionar os dados diretamente ao seu site, dando muito mais transparência à sua gestão;
- Definir e monitorar metas de economia. Como os dados são armazenados em nuvem, o controle dos indicadores pode ser feito a qualquer hora, em qualquer lugar.
2. Indicadores: envolva sua equipe no trabalho com estatísticas/gráficos para reduzir despesas
Você vai perceber, ao longo deste post, que será difícil que alguma dica para gerenciar mandato político com eficiência não passe, direta ou indiretamente, por inovação. A Tecnologia da Informação é o alicerce do político do novo milênio, auxiliando-o a ter uma visão sistêmica sobre seus desafios, a controlar indicadores e até a interagir melhor com seus eleitores.
E se você deseja gerir melhor sua verba de gabinete, é preciso ter dados, algo que um software de gestão política tem em abundância.
Responda rápido, você entraria em uma aeronave desprovida de painel de controle, que seria tirada do chão apenas por força da experiência do piloto? Certamente não, e a razão é que sem referenciais, não se chega a lugar algum.
Não adianta fazer gestão de sua verba com base apenas em anotações manuais ou em inserções no Excel. Usando essas metodologias ultrapassadas:
- lançamentos redundantes não serão identificados;
- inconsistências de débitos dificilmente serão percebidas;
- controle de metas não serão realizados;
- o trabalho com indicadores praticamente não existirá.
Você pensa em reeleição? Sonha em concorrer a cargos majoritários de maior expressão? Então é preciso estar um passo à frente dos demais.
Munido de um sistema de inteligência política, você consegue emitir relatórios e gráficos sobre todas as receitas e despesas consolidadas no período.
Muito além disso, ele permite a você comparar os resultados com a série histórica de custos, receber alertas sobre proximidade de estouro de margem, além de exibir indicadores individualizados sobre cumprimento de metas, as quais devem estar focadas na redução em cada elemento de despesa.
Com muito mais controle sobre a gestão financeira, fica muito mais simples economizar na verba de gabinete e mostrar à população que eficiência na gestão começa “dentro de casa”.
3. Downsizing: reduza sua equipe trocando tarefas manuais por ações eletrônicas
Segundo estudo da ONG Transparência Brasil, um vereador custa entre R$ 17 mil e R$ 156 mil, sendo que em algumas capitais (como São Paulo), a verba de gabinete chega a incríveis R$ 121.770,00.
Embora seja muito provável que seus recursos mensais sejam bem menores do esses, você sabe que a opinião pública tem ojeriza a números como os apontados acima, certo?
Mostrar que você gasta muito menos do que poderia, devolvendo os recursos excedentes ao Estado, é uma demonstração valiosa de ética, honestidade e compromisso com seus eleitores. Você pode fazer isso reduzindo sua equipe, o que é perfeitamente possível ao gerenciar mandato político por sistemas eletrônicos:
- quando você tem um software de gestão política com módulo de agendamento eletrônico e emissão de alerta de compromissos, ter diversas secretárias se torna desnecessário;
- quando você tem um sistema que agrega todos os pedidos de seus eleitores, com categorização de prioridades e sistema de disparo de respostas automáticas (pré-configuradas), atender às demandas da população é muito mais fácil (reduzindo a necessidade de manter muitos assessores políticos);
4. Treinamento: capacite constantemente sua equipe para auxiliá-lo a gerenciar mandato político
Que tal usar parte da verba para oferecer cursos de Gestão Pública aos seus assessores? Ter um time que conheça os desafios da máquina pública é imprescindível ao sucesso do mandato!
5. Digitalização: reduza gastos com materiais de escritórios digitalizando todos os processos do gabinete
Quando falamos em verba de gabinete, as atenções se voltam ao pagamento de salários. É preciso lembrar, entretanto, que os custos com materiais de escritório também são bastante relevantes: você tem controle de quantas resmas por ano sua equipe gasta com impressão de anteprojetos de lei, pareceres, minutas de convênios, além de reclamações de eleitores?
As despesas com impressões (toners) também serão proporcionais ao custo que seu gabinete teve no ano com compra de papel. Isso sem falar em materiais de menor valor unitário, mas que também representam subtração de sua verba mensal. Sabia que você pode reduzir esses gastos quase totalmente ao digitalizar seu gabinete?
Muitos vereadores e deputados usam a assinatura eletrônica/digital, mas ainda não abandonaram a chancela “manual”. O ideal, até para efeito de centralização da gestão de dados, é que a assinatura à mão seja, dentro do possível, eliminada das rotinas do gabinete.
Essa mudança de cultura vai suprimir a necessidade de comprar pilhas de resmas, toners, canetas, além impactar positivamente os gastos com energia (as sucessivas impressões e escaneamentos aumentam significativamente o valor da conta de luz).
6. Transparência: promova a divulgação dos dados consolidados em seu site e em consultas públicas
A Lei de Acesso à Informação (Lei nº 12.527/2011) determina a publicidade de todos os atos e direcionamentos de recursos públicos, os quais devem ser amplamente divulgados nos portais dos órgãos correspondentes. Mas nada impede que você mesmo insira um “Miniportal da Transparência” em sua página política.
Você pode divulgar também os resultados da gestão de sua verba por meio de consultas públicas, com ampla participação dos eleitores. Gerenciar mandato político fica mais fácil com esse tipo de estratégia.
Mas se você ainda não tem software de gestão política, como faz o controle de sua verba de gabinete? Como assegura o cumprimento de metas e divulga os resultados? Conte-nos abaixo sua experiência na vida pública!
